5w1h là gì? Có ứng dụng gì trong kinh doanh nói chung và marketing nói riêng? Hôm nay Từ Điển Mới sẽ giải đáp từ tổng quan đến chi tiết để bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ này.
Tất cả các doanh nghiệp đều phải đối mặt với nhiều vấn đề. Trong đó có những vấn đề đơn giản dễ giải quyết nhưng đồng thời có không ít vấn đề phức tạp, đòi hỏi nhiều hiểu biết sâu sắc hơn về nguyên nhân gốc rễ.
Đối với những vấn đề thuộc loại này, điều quan trọng là phải đặt câu hỏi đúng và thu thập thông tin phù hợp. Khi đó, phương pháp 5W1H có thể hữu ích cho doanh nghiệp.
5W1H là gì?
5W1H là từ viết tắt của 6 câu hỏi: What? Who? Where? When? Why? How? (Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào? Tại sao? Như thế nào?).
Phương pháp này đặt ra một bộ câu hỏi có hệ thống nhằm thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập một báo cáo về tình hình hiện tại với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác.
Trong quá trình phân tích mang tính xây dựng, điều cần thiết là phải tổng hợp dữ liệu chất lượng đầy đủ. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở yêu cầu các câu trả lời được hỗ trợ, từ đó giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề.
Khi đó, kiến thức tốt hơn về tất cả các khía cạnh của một vấn đề sẽ giúp bạn có thể đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục đúng đắn.
Ngoài ra, một biến thể khác của 5W1H, đặc biệt là trong kinh doanh, có thể bao gồm thêm một câu hỏi bổ sung ở dạng “How much?” (Bao nhiêu?) tạo nên thuật ngữ 5W2H.
Thực hiện và ứng dụng của phương pháp 5W1H
Phương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính:
- Mô tả tình huống ban đầu
- Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng
- Đề xuất các hành động phù hợp và hiệu quả
Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố trọng yếu (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3).
Đơn giản, sau đây là danh sách các câu hỏi mẫu và giải thích.
What? (Cái gì)
- Giải thích: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.
- Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.
- Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?
Who? (Ai)
- Giải thích: Xác định các bên liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.
- Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, …
- Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai là người tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc? Ai là người hưởng lợi? Ai gánh chịu hậu quả?
Where? (Ở đâu)
- Giải thích: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.
- Mục tiêu: Mặt bằng, nhà xưởng, kho hàng, văn phòng làm việc, v.v.
- Câu hỏi mẫu: Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào? Kho hàng chịu trách nhiệm?
When? (Khi nào)
- Giải thích: Xác định thời gian mà tình huống đã xảy ra hoặc sẽ diễn ra.
- Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.
- Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh? Hoàn thành công việc này trong bao lâu? Chuyện đó phát sinh ở giai đoạn nào trong quy trình?
Why? (Tại sao)
Giải thích: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.
Mục tiêu: Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v.
Câu hỏi mẫu: Mục tiêu được nhắm mục tiêu là gì? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn? Giải thích lý do vì sao phải thực hiện hành động này?
Phương pháp tư duy 5W1H được sử dụng để làm gì?
Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng. Nhờ tính đơn giản và linh hoạt, với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau, nên 5W1H có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp:
- Ở cấp chiến lược để thiết kế hoặc cải tiến markieting tổng thể.
- Ở cấp quản lý để cải tiến tổ chức và quy trình trong các buổi làm việc nhóm.
- Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề.
- Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ.
- Ở cấp độ quản lý dự án nói chung.
Ưu điểm của phương pháp 5W1H
Điểm mạnh của phương pháp 5W1H nằm ở bốn thuộc tính chính:
- Đơn giản: không cần đào tạo để thực hiện phương pháp này.
- Có hệ thống: chìa khóa thành công là luôn đặt ra tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi.
- Đa năng: nó có thể được sử dụng để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục.
- Toàn diện: phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn bao quát 360° về vấn đề và phát hiện ra lộ trình giải quyết.
4 ví dụ về ứng dụng của 5W1H trong quá trình quản lý dự án
Phương pháp 5W1H phổ biến, đơn giản và dễ sử dụng. Nó có thể được sử dụng trong các tình huống khác nhau. Dưới đây là một vài ví dụ.
1. Để xác định dự án
Trước khi bắt đầu một dự án, 5W1H sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát và chi tiết, giúp định một cách rõ ràng dự án ngay từ ban đầu.
Phương pháp đặt câu hỏi này là một công cụ hữu ích để xác định tất cả các khía cạnh của một dự án trước khi bắt đầu.
- What?: Dự án là gì? Mục tiêu là gì?
- Who?: Ai là khách hàng? Người dùng là ai? Các thành viên của đội là ai?
- Where?: Dự án sẽ diễn ra ở đâu?
- When?: Ngày gửi hàng là gì? Khi nào nó sẽ bắt đầu? Nó sẽ kéo dài trong bao lâu?
- Why: Tại sao dự án đã được bắt đầu? Những lý do là gì? Mục tiêu là gì?
- How:? Những phương tiện tài chính, nhân sự và kỹ thuật nào đã được sử dụng để tạo ra dự án? Bạn sẽ tiến bộ bằng phương tiện gì?
- How much?: Ngân sách cho giai đoạn 1 là bao nhiêu? Bao nhiêu % rủi ro ở giai đoạn 2?
2. Để giải quyết một vấn đề
Phương pháp 5W1H là một công cụ giải quyết vấn đề không thể thay thế vì điều này cho phép bạn hiểu một tình huống có vấn đề bằng cách đặt những câu hỏi phù hợp.
- What?: mô tả vấn đề
- Who?: các bên chịu trách nhiệm
- Where?: vị trí của vấn đề
- When?: đặc điểm thời gian của vấn đề (vào thời điểm nào, tần suất ra sao)
- Why?: lý do, nguyên nhân của các vấn đề?
- How?: ảnh hưởng của vấn đề?
3. Dẫn dắt một cuộc họp hoặc một cuộc thảo luận
Để tăng năng suất, các cuộc họp hoặc thảo luận nhóm nên được chuẩn bị, có mục tiêu và quy trình cụ thể. Nếu chúng không được cấu trúc chính xác, một cuộc họp có thể nhanh chóng mất đi mọi ý nghĩa và kéo dài, trở nên mất thời gian và hoàn toàn không hiệu quả.
Phương pháp đặt câu hỏi cho phép bạn xác định chính xác chủ đề của cuộc họp. Bạn cũng có thể gửi lời mời đến tất cả những người tham gia. Hơn nữa, mỗi người tham gia có cùng bản thảo kế hoạch để chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này giúp tránh mất thời gian với những câu hỏi vô ích và trực tiếp giải quyết vấn đề thay vì lan man.
Phương pháp 5W1H cũng rất hữu ích khi lập biên bản cuộc họp.
4. Phát triển chiến lược truyền thông hoặc tiếp thị
Trong quản lý dự án, giống như trong nhiều lĩnh vực khác, giao tiếp là chìa khóa để hợp tác hiệu quả và thành công. Phương pháp 5W1H rất hữu ích trong tiếp thị và truyền thông bằng cách giúp bạn xác định loại kế hoạch hành động nên được thực hiện.
Về cơ bản, loại công cụ này cho phép bạn xác định:
- What?: Vấn đề của bạn là gì? Sản phẩm và dịch vụ bạn sẽ sử dụng để giao tiếp là gì?
- Who?: Mục tiêu của bạn là ai? Bạn sẽ giao tiếp với ai? Thành viên nào trong nhóm của bạn sẽ giám sát các công việc?
- Where?: Bạn sẽ lấy thông tin bạn cần ở đâu? Đâu là nơi bạn muốn giao tiếp?
- When?: Bạn sẽ giao tiếp với nhau bao lâu một lần? Lịch trình của bạn là gì?
- Why?: Sản phẩm / dịch vụ mà bạn đang truyền thông mang lại những lợi ích gì? Mục tiêu của chiến lược truyền thông này là gì?
- How?: Phương tiện giao tiếp mà bạn sẽ sử dụng (trang web, phương tiện truyền thông xã hội, sự kiện, tài liệu quảng cáo, v.v.) là gì?
Tổng kết
Tóm lại, phương pháp 5W1H là một phương pháp dùng để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống hay vấn đề. Miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan.
Đây là một phương pháp cung cấp các giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục và tích cực trong doanh nghiệp.
▶ Xem thêm bài viết:
